Regulamin kontroli zarządczej w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Postanowienia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl.

2. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

3. Kontrola zarządcza jest to system zarządzania jednostką samorządu terytorialnego, zaś, najistotniejszym jej elementem jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji.

4. Funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl jest procesem ciągłym, realizowanym w oparciu o wyciągane wnioski wynikające z bieżącej działalności oraz obowiązujące regulacje wewnętrzne i zewnętrzne.

5. Kontrola zarządcza w jednostce organizacyjnej jaką jest Zespół Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl, stanowi pierwszy - podstawowy poziom kontroli zarządczej w Gminie Supraśl. Za funkcjonowanie podstawowego poziomu kontroli odpowiedzialność ponosi Dyrektor danej jednostki.
 
§ 2 Odpowiedzialność i obowiązki w zakresie kontroli zarządczej

1. Dyrektor Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl odpowiada za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zarządzanej jednostce.

2. Dyrektor Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne wykonywanie zadań wynikających z niniejszego Regulaminu.

3. Dyrektor Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl ponosi odpowiedzialność za podejmowane działania, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie procesów zachodzących w kierowanych przez niego placówkach, w sposób dający zapewnienie, że:
a) działania te są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
b) zadania są realizowane efektywnie i skutecznie, plany, zamierzenia i cele są osiągane;
c) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów;
d) zasady etycznego postępowania pracowników są przestrzegane i promowane;
e) przepływ informacji jest skuteczny i efektywny;
f) posiadane zasoby są właściwie zabezpieczone i chronione;
g) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnątrz i na zewnątrz są aktualne, rzetelne i wiarygodne.

4. Każdy pracownik Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl uczestniczy w funkcjonowaniu systemu kontroli zarządczej poprzez właściwe wykonywanie powierzonych mu obowiązków, realizację uprawnień i odpowiedzialności.

§ 3 Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej

1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie:
a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
b) skuteczności i efektywności działania;
c) wiarygodności sprawozdań;
d) ochrony zasobów;
e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
f) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
g) zarządzania ryzykiem.

2. Kontrola zarządcza powinna być:
a) adekwatna – zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom;
b) skuteczna – tak skonstruowana, aby faktycznie zabezpieczała Zespół Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka;
c) efektywna – umożliwiająca osiąganie założonych celów, ograniczająca ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów.

§ 4 System kontroli zarządczej w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl

1. System kontroli zarządczej w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl zbudowany jest w oparciu o standardy kontroli zarządczej, które obejmują pięć grup odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
a) środowisko wewnętrzne;
b) cele i zarządzanie ryzykiem;
c) mechanizmy kontroli;
d) informacja i komunikacja;
e) monitorowanie i ocena.

a) Środowisko wewnętrzne

a1) Właściwe środowisko wewnętrzne w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl ma zasadniczy wpływ na jakość kontroli zarządczej.
a2) W ramach środowiska wewnętrznego wdrożono następujące zasady i obowiązki:
• przestrzeganie wartości etycznych – osoby zarządzające i podlegli pracownicy zobowiązani są do przestrzegania wartości etycznych przyjętych w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl i kierowania się nimi przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami;
• kompetencje zawodowe – wymagane jest, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy;
• struktura organizacyjna – struktura organizacyjna w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl jest dostosowana do aktualnych celów i zadań. Zakres podległości pracowników w sposób przejrzysty i spójny określa Regulamin organizacyjny Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest określony dla każdego pracownika w sposób precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Ponadto w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl obowiązuje Regulamin Pracy ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników;
• delegowanie uprawnień – zakres uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom jest precyzyjnie określony. Zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Obowiązki i uprawnienia pracowników Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl określone są w indywidualnych zakresach czynności i obowiązków (przyjętych podpisem pracownika). Zakres delegowanych uprawnień dla osób zarządzających i pracowników wynika
z pełnomocnictw i upoważnień Dyrektora. Pełnomocnictwa i upoważnienia podlegają bieżącej aktualizacji;
a3) wszystkie zadania realizowane w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, uchwałami Rady Miejskiej, zarządzeniami Burmistrza Supraśla, zarządzeniami Dyrektora, wprowadzonymi procedurami i innymi regulacjami wewnętrznymi.
b) Cele i zarządzanie ryzykiem

b1) Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań.
b2) Zasady zorganizowania kontroli zarządczej w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl zgodnie ze standardami „Cele i zarządzanie ryzykiem” zostały opisane w Załączniku Nr 2 do zarządzenia Dyrektora wprowadzającego niniejszy regulamin.

c) Mechanizmy kontroli zarządczej

c1) Celem wdrożenia mechanizmów kontroli zarządczej jest zapobieganie urzeczywistnianiu się ryzyka (lub ograniczenie strat). Każdy zastosowany mechanizm kontrolny stanowi odpowiedź na konkretne ryzyko. Mechanizmy kontroli nie tworzą zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl.
c2) Podstawowe mechanizmy kontroli zarządczej stosowane w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl:
• dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – w ramach tego systemu działają procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja jest spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna;
• nadzór – w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Zakres nadzoru wynika z Regulaminu organizacyjnego zwłaszcza w częściach dotyczących zasad kierowania pracą Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl, podziału zadań pomiędzy pracownikami oraz zakresu działania poszczególnych pracowników, wynikający z indywidualnych zakresów czynności;
• ciągłość działalności – funkcjonują mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl poprzez system zastępstw, delegowania uprawnień, upoważnień i innych regulacji wewnętrznych;
• ochrona zasobów – dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Pracownicy są odpowiedzialni za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. Pracownikom powierzono odpowiedzialność materialną za przekazane składniki majątkowe. Mienie jednostki oraz sprzęt oddany do użytkowania pracownikom jest ubezpieczony. Stan mienia jest systematycznie weryfikowany i porównywany ze stanem ewidencyjnym
w drodze inwentaryzacji;
• szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych – w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl funkcjonują mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, a w tym: 1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, 2) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez Dyrektora lub osoby przez niego upoważnione, 3) podział kluczowych obowiązków, 4) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji;
• mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych – w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl funkcjonują mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. Składają się na nie mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, sprzętu, systemu, aplikacji, danych, mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, czy utratą.

d) Informacja i komunikacja

§ 19 Pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ potrzebnych informacji wewnątrz i na zewnątrz Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl.

§ 20 Grupa standardów Informacja i komunikacja obejmuje:

1. informację bieżącą –pracownikom zapewnione są, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań;

2. komunikację wewnętrzną – zapewnione są efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji pracownikom Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl;

3. komunikację zewnętrzną – zapewniony jest efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań. W ramach komunikacji zewnętrznej wykorzystuje się głównie następujące sposoby przekazywania informacji: współpraca z mediami, strona internetowa Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl oraz Biuletyn Informacji Publicznej, przyjmowanie skarg
i wniosków zainteresowanych przez Dyrektora.

e) Monitorowanie i ocena

§ 21 System kontroli zarządczej w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.

§ 22 W Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl wprowadzono następujące systemy monitorowania i oceny kontroli zarządczej:

1. monitorowanie systemu kontroli zarządczej – monitorowana jest skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwia bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Wyznaczeni pracownicy są zobowiązani do wykonywania bieżącej oceny systemu kontroli zarządczej, w szczególności w stosunku do stanowiska na którym są zatrudnieni;
2. Do monitorowania oceny kontroli zarządczej powołano zespół koordynatorów w osobach:
- Kierownik żłobka
- Główny księgowy
- Kierownik administracyjny

3. samoocena – raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez podległych pracowników. Samoocena jest ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana;

4. Raz do roku w terminie do 30 kwietnia, Dyrektor Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl przeprowadza w jednostce samoocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do zarządzenia, którą podsumowuje i przechowuje w dokumentacji wewnętrznej jednostki;

ROZDZIAŁ V
Postanowienia końcowe

§ 23 Doskonalenie mechanizmów kontroli zarządczej w Zespole Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl jest procesem ciągłym, realizowanym w oparciu o jego zasady funkcjonowania.

§ 24 Dyrektor jednostki zobowiązany jest do aktualizacji regulaminów, procedur oraz pozostałych regulacji wewnętrznych, które składają się na system kontroli zarządczej.

§ 25 Dyrektor zapoznaje podległych pracowników z treścią niniejszego Regulaminu.

§ 26 Zobowiązuje się wszystkich Pracowników Zespołu Żłobków Samorządowych Gminy Supraśl do przestrzegania postanowień zawartych w niniejszym Regulaminie.